Herausforderung: Schnelle Information ohne Umwege
In einem Grossbetrieb mit über 5'000 Mitarbeitenden ist Zeit ein kritischer Faktor. Fällt eine Applikation aus, müssen die Anwender sofort informiert werden, damit unnötige Tickets und Anrufe vermieden werden.
Die zentrale Herausforderung lautet daher: Wie können mehrere hundert Applikationsverantwortliche ihre Nutzer unabhängig, direkt und elegant informieren – ohne den Service Desk als Flaschenhals einzubinden?
Ausgangslage: Abhängigkeiten und Zeitverlust
Bisher müssen Applikationsverantwortliche jede Meldung (Störung, Wartung, Change etc.) zentral über den Service Desk beauftragen.
- Problem: Diese Prozesse erzeugen hohe Durchlaufzeiten und starke Abhängigkeiten von Servicezeiten.
- Schmerzpunkt: Insbesondere nachts oder am Wochenende im 24/7-Betrieb ist eine schnelle Information oft nicht möglich oder nur mit erheblichem Aufwand verbunden. Zusätzlich führt der manuelle Abstimmungsaufwand regelmässig zu deutlichen Verzögerungen.
Lösung: Self-Service mit Leitplanken ("Shift Left")
Die Verantwortung für die Kommunikation wird dorthin verlagert, wo das fachliche Wissen liegt – zu den Applikationsverantwortlichen selbst. Nutzen Sie ein einfaches und intuitives Self-Service Portal, anstelle komplexer IT-Tools.
Die zentralen Funktionen – einfach und sicher:
- Einfach durch Vorlagen: Vordefinierte Vorlagen für Vorwarnungen, Statusmeldungen oder Absagen sorgen für ein einheitliches Design und eine konsistente Tonalität – ohne zusätzlichen Aufwand.
- Sicher durch Rollenkonzept (RBAC): Applikationsverantwortliche sehen und steuern ausschliesslich die eigenen Applikationen. Eine versehentliche Information falscher Nutzergruppen ist technisch ausgeschlossen.
- Smarte Automatisierung: Eine Hintergrundintegration stellt sicher, dass Meldungen vollautomatisch über IBI-aws auf den Bildschirmen der betroffenen Nutzer erscheinen.
Ergebnis: Geschwindigkeit und Qualität
Mit diesem Ansatz wird das klassische Governance-Dilemma gelöst: Mehr Freiheit für die Applikationsverantwortlichen bei gleichzeitiger Kontrolle durch die IT.
- Zeitunabhängigkeit: Meldungen lassen sich rund um die Uhr (24/7) innerhalb von Sekunden veröffentlichen – ohne Wartezeiten auf den Service Desk.
- Entlastung: Der Service Desk wird von Routineaufgaben befreit und kann sich auf komplexe Störungen konzentrieren.
- Standardisierung: Trotz dezentraler Verantwortung erscheinen alle Meldungen einheitlich, klar und hochprofessionell.